校務改善では新しいシステム導入を考えがちですが、
実際には予算要求や費用対効果の説明で止まることが少なくありません。
しかし実際に、文部科学省の事例として紹介されている学校業務の改善例の多くは、新たなシステム導入なしに対応できるものばかりです。
つまり、既存の Google Workspace や Microsoft 365 を活用することで、追加投資なしで校務改善は実現できます。
例えば、このページでは
- 保護者面談スケジュールの自動調整
- 児童・生徒の出欠確認
を例に挙げていますが、既存のシステムをうまく使うことで、さまざまな校務改善や教育の質の向上が実現できます。
（一部を校務改善通信の記事内でご紹介しています）
面談調整と出欠確認の見直しだけで実現できます
年間約140時間の削減（追加費用0円）
面談調整と出欠確認を見直すことで、1校あたり年間およそ140時間の削減が見込めます。
（18学級・教職員23人の学校の場合。内訳は面談調整110時間＋出欠確認33時間）
なぜこの2つなのか
最も削減効果が大きいのは、
「全校で繰り返し発生し、調整作業が発生する業務」です。
・全校で行う
・毎日または毎年発生する
・調整作業がある
この条件を満たす業務として、
面談調整と出欠確認を選定しています。
面談日程調整の自動化
保護者がフォームで「来られない日」を入力すると、自動で空き枠にスケジュールされ、面談日程表が印刷可能な状態で作成されます。担任は、一覧を確認し微調整するだけです（希望日を聞く方式は日程の重複が多く発生するため採用していません）。
処理の流れ
この仕組みにより、
1校あたり年間およそ110時間の削減が見込めます。
（1回あたりの作業時間を275分から92分に短縮。1クラス30人・年2回・18学級で計算した当サイトの試算です）
出欠確認の最適化
既存の欠席連絡アプリはそのまま使いながら、
未連絡者だけを自動で抽出します。
教室と職員室で「保護者連絡がない児童は誰か」「確認状況はどうか」を電話やチャットでやりとりすることなく、リアルタイムに情報共有できます。
処理の流れ
毎朝の「誰が未連絡か」を電話やチャットで確認し合う手間がなくなります。
1校あたり年間およそ33時間の削減が見込めます。
（欠席連絡の電話対応・伝達に担当者が1日10分かけているとして、年200日で計算。文部科学省「全国の学校における働き方改革事例集」に掲載された事例校の目安値です）
全体の削減効果
1校あたり年間およそ140時間
（18学級・教職員23人の学校の場合。面談調整109.8時間＋出欠確認33.3時間＝143.1時間を、およそ140時間としています）
小中学校20校の場合
→ 約2,860時間の削減
→ 人件費換算 約1,000万円相当
（教員の時給を3,500円として計算した当サイトの試算です）
自校の学級数・教職員数にあてはめた試算は、校務DX 費用対効果シミュレーターでご確認いただけます。
そのほかに以下のような改善も可能です。
・年間・月間等カレンダーの自動連携（予定を1回変更するときの手間を、約8分から約1分に短縮）
・ノート提出管理の自動化（担任1人あたり年間およそ26時間の削減）
ご相談ください
自校でどれくらいの効果が見込めるかは、学校の規模や今の運用によって変わります。
現状をうかがったうえで整理しますので、お気軽にご連絡ください。
校務改善ラボ｜お問い合わせフォーム（メール：contact@koumulab.jp）
注釈・出典
- 面談調整の削減時間（1クラスあたり年6.1時間）は、工程を積み上げた当方の試算です（1回あたりの作業を275分から92分に短縮、年2回）。
- 出欠確認の削減時間（担当者1人あたり年33.3時間）は、文部科学省「全国の学校における働き方改革事例集」（令和3年3月）に掲載された事例校の目安値です（欠席連絡・検温報告のWebアンケート化：日10分 × 年200日）。
- ノート提出管理の削減時間（担任1人あたり年26.25時間）は、以前の職場を含む、これまでのキャリア実績です。
- 人件費換算に用いた教員の時給3,500円は、総務省の給与実態調査と内閣人事局の資料をもとに、年間所定労働時間1,860時間（年間勤務日数240日 × 1日7時間45分）で割って算出した当サイトの試算です。